Gestão de estoque em galpões: confira as 9 melhores práticas

Se você lida com logística de produtos, sabe que uma boa gestão de estoque é essencial para que a empresa otimize seus processos e evite erros que prejudicam o desempenho geral do negócio, certo? Para isso, é importante pensar não só na previsão de compras de insumos, mas também na organização e armazenagem dos itens de forma correta.

Uma gestão mal feita do espaço físico usado para fazer a operação logística do negócio pode gerar diversos problemas para a empresa, como perda de produtos por dano físico ou má conservação, atrasos em entregas, lentidão e ineficiência nos processos dentro do ambiente de trabalho e redução dos resultados da equipe, gerando custos desnecessários para a companhia.

Pensando nisso, colocamos abaixo as principais informações sobre a gestão de estoque, mostrando seus benefícios e como adotar esse processo de forma eficiente no seu negócio. Confira!

Quais os benefícios da gestão de estoque?

Como falamos, a falta ou ineficiência da gestão do ambiente de armazenamento pode gerar uma série problemas. Em contrapartida, investir na prática resulta em benefícios e vantagens que contribuem para aumentar a lucratividade e competitividade da empresa. Abaixo, listamos as 7 principais.

1. Minimização de perdas

Quando os produtos são organizados de forma estratégica, a empresa evita perdas que comprometem sua lucratividade — aquelas que ocorrem devido   danificação causada pelo manuseio ou conservação incorreta dos itens, quebras e acidentes, bem como pelo vencimento de sua validade.

2. Eficiência no processo logístico

Outro benefício gerado pela boa gestão do estoque é o aumento da eficiência no processo logístico. Isso acontece porque a organização dos itens é feita de forma estratégica, o que facilita a atuação dos profissionais em sua movimentação, separação de pedidos e liberação de entregas.

3. Ganho de produtividade interna

Uma gestão de estoque otimizada inclui a adoção de novas ferramentas, treinamentos e boas práticas que otimizam a atuação dos profissionais, fazendo com que eles aumentem sua produtividade. O resultado é obtido porque o ambiente funciona com mais segurança e menos erros.

4. Pontualidade nas entregas

Como resultado de um ambiente mais organizado e produtivo, as entregas são realizadas com menos atrasos, cumprindo seus prazos. Essa prática é importante para garantir mais satisfação entre os consumidores, bem como evitar custos não planejados que comprometem a lucratividade do negócio.

5. Redução de custos

Entre os principais ganhos trazidos por uma gestão de estoque otimizada, está a redução de custos para o negócio. Eles são gerados pelo melhor funcionamento do ambiente, que evita perdas, aumento da produtividade que minimiza a necessidade de contratação e pela pontualidade, que minimiza gastos desnecessários.

6. Otimização de estratégias de vendas e marketing

Investir na otimização da gestão de estoque não gera benefícios apenas para a área logística do negócio, ela pode também pode contribuir para melhorar os resultados de vendas e marketing. Para isso, é preciso que os dados da primeira sejam compartilhados com as demais.

Assim, os times de marketing e vendas podem adequar suas estratégias para divulgar e vender itens que estão em excesso no estoque, minimizando perdas. Além disso, é possível direcionar as ações para destacar produtos mais lucrativos e mais buscados por clientes.

7. Aumento da satisfação dos clientes

Por fim, manter uma gestão de estoque eficiente, que contribui para a otimização das ações de marketing e mantimento de um processo logístico eficaz, impacta diretamente no aumento da satisfação dos clientes. Isso acontece porque eles não ficam frustrados com suas compras, entregas e recebem abordagens de comunicação que realmente fazem sentido.

Como fazer esse processo de forma otimizada?

1. Comece pela organização

O primeiro passo para otimizar seu espaço de estoque é realizar uma organização inteligente do ambiente. O ideal é aproveitar o espaço o máximo possível, para que sua capacidade de armazenamento seja maior e suporte períodos de grandes vendas, como épocas festivas, por exemplo. Para isso, você pode contratar uma empresa especializada e desenhar um layout de estocagem ideal, que englobe todo o mix de produtos.

Outro fator relevante na organização do ambiente de estocagem é a movimentação realizada no local. Você deve construir um caminho que otimize o armazenamento de produtos e o trabalho da equipe, agrupando itens semelhantes em locais estratégicos. Uma dica é pensar no giro dos produtos e agrupar aqueles com maior saída em áreas próximas   saída dos veículos de entrega.

2. Faça previsão de vendas

Como falamos acima, é essencial criar um fluxo otimizado de entrada e saída dos produtos dentro do seu galpão de estoque. Para que isso aconteça, é importante que você faça um bom planejamento de compras, usando um método eficiente de previsão de vendas.

A melhor maneira para isso é se basear em vendas de anos ou períodos anteriores. Com base nesse valor e uma taxa de crescimento esperada, o cálculo para a compra de produtos fica mais próximo da sua venda real, e as chances de estoque parado, o que representa altos custos para a empresa, são reduzidos.

3. Estude a rotatividade do seu mix de produtos

Além da previsão de compras, é importante compreender a dinâmica de vendas dos produtos e considerar esse fator na organização do ambiente. Como falamos, produtos que têm alta rotatividade devem ter localização estratégica no seu galpão, bem como produtos que normalmente são vendidos em conjunto e têm características semelhantes de vendas.

Essa organização facilita o trabalho da equipe no ambiente de estoque e maximiza o uso de suas habilidades. Uma dica importante é criar canais de comunicação claros entre as equipes de logística, gestão de estoque, vendas e marketing, para que as estratégias criadas por essas duas últimas áreas sejam passadas para as demais.

Um exemplo claro disso é quando há venda de pacotes ou combos de produtos de forma promocional, que devem ser separados no espaço do estoque. Se essa estratégia é passada para a equipe de gestão do galpão, ela tem tempo hábil para planejar uma organização diferenciada para esses produtos durante o período promocional e facilitar seu trabalho.

4. Contabilize seu inventário

Algo muito comum quando não se faz uma gestão eficiente do estoque da empresa é a falta de produtos, o que prejudica não só o funcionamento do local e suas atividades diárias, mas também gera uma imagem negativa para a companhia e insatisfação do cliente por possíveis atrasos na sua compra. Para que isso não aconteça, é essencial que você contabilize o inventário no estoque de forma periódica.

Uma dica para fazer esse processo de forma mais exata, é usar um programa de controle de estoques ou um ERP (Enterprise Resource Planning), ou software de gestão empresarial, que reúne informações de diversas áreas da empresa de forma integrada. Eles podem ser usados para cadastrar produtos, históricos de compras e vendas, fazer controle de preço e até mesmo fazer previsão de vendas.

5. Elabore relatórios periódicos

A elaboração de relatórios periódicos é uma prática que contribui para o bom funcionamento de diversos processos organizacionais, inclusive na gestão de estoque. Assim, é importante que os profissionais responsáveis mantenham uma organização e documentação dos dados da operação, permitindo que eles possam emitidos com qualidade.

Essa prática pode ser feita de forma manual — apesar de não indicada, por demandar muito tempo e ter alto riscos de apresentar erros —, ou automatizada, utilizando a mesma ferramenta indicada no item anterior, uma plataforma ERP. Os relatórios podem apresentar uma visão estratégica da operação logística e seus indicadores de desempenho, facilitando a as decisões desse time, bem como da alta gestão.

6. Treine e capacite seus funcionários

Outra dica importante para uma boa gestão do estoque é justamente investir no treinamento e capacitação dos funcionários que trabalham no armazenamento. Eles devem ser preparados para conhecer o ambiente, sua organização, seu mix de produtos, rotina de trabalho e como agir em casos atípicos.

Para isso, é importante fornecer não só treinamento técnico periodicamente e em todos os momentos que novidades surgirem, como mudança de local ou estrutura de armazenagem. Investir em aulas sobre os valores da organização, metas, objetivos e resultados também é uma ótima iniciativa para que os colaboradores enxerguem seu trabalho como algo maior dentro da empresa: a satisfação do cliente.

Essas mudanças criam maior engajamento dos funcionários, mais incentivo para um bom trabalho, aumento da produtividade e melhor aproveitamento de suas habilidades no trabalho.

7. Faça um controle rígido

Um ponto que parece algo simples e não tão importante é o controle do estoque, que muitas vezes é feito de forma manual e deixado para “outro momento”. Essas ações prejudicam a identificação de problemas no armazenamento, como a falta de produtos.

É importante que os funcionários estejam preparados para fazer um controle rígido da entrada e saída de itens e manter os dados atualizados para que tudo funcione da melhor forma.

8. Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia tem beneficiado diversas empresas e segmentos do mercado, oferecendo soluções que otimizam processos, reduzem custos e transformam a maneira de fazer negócio, sendo considerada, muitas vezes, uma vantagem competitiva para as empresas. Isso não é diferente para a gestão de estoque em galpões e logística das empresas!

Existem no mercado opções de controle de temperatura do ambiente do galpão, segurança por câmeras e sensores, gestão de empilhamento e, até mesmo, preparo de entregas feito de forma automatizada, que facilitam o trabalho do seu galpão, reduzindo custos e melhorando processos.

9. Escolha o melhor tipo de controle para sua empresa

Por fim, é importante que o time de logística saiba como escolher as ferramentas adequadas para controlar a operação. Isso inclui os instrumentos usados dentro do ambiente do galpão — como maquinários e equipamentos de proteção individual(EPI) —, bem como softwares e plataformas que facilitam o acompanhamento de todas as atividades.

Para isso, é importante conhecer as tendências e novidades do mercado, as necessidades e objetivos da logística e negócio, bem como selecionar fornecedores de confiança, que garantem qualidade, pontualidade e segurança para seus investimentos. Assim, escolher itens apenas por valor de oferta baixo, não é uma ação estratégica.

Quais erros não cometer nesse processo?

Além de seguir as indicações apresentadas para a adoção de uma gestão de estoque eficiente, é importante ficar atento e não cometer erros que comprometem os resultados deste processo. Listamos os 3 mais importantes, a seguir!

1. Não fazer previsões de vendas

O primeiro que não se pode cometer na gestão de estoque é deixar de fazer a previsão de vendas, cálculo da rotatividade e curva abc do mix de produtos. Essas práticas são fundamentais para evitar a falta ou excesso de itens estocados no ambiente, que causam problemas como perdas, limitação de espaço, atrasos nas entregas e frustrações para os consumidores.

Uma dica para que esses cálculos sejam realizados de forma mais eficiente é usando ferramentas de automação, como a plataforma ERP. Isso evita erros manuais que comprometem a confiabilidade dos valores obtidos.

2. Fazer o controle manual dos pedidos

Outra prática que pode resultar em problemas para a eficiência do processo logístico, bem como para a gestão de estoque, é o controle manual da expedição de pedidos. Quando os profissionais não utilizam ferramentas que automatizam suas atividades, elas são realizadas de forma mais lenta e com mais chances de envolverem erros — como envio de produtos errados e falta de nota fiscal, por exemplo.

3. Não usar a tecnologia

Num ambiente cada vez mais digital e tecnológico, deixar de investir em ferramentas de TI que otimizam as atividades e os resultados da gestão de estoque, é um grande erro. Uma plataforma ERP, por exemplo, permite que to time realize e acompanhe todos os processos da área, contribuindo para o aumento da produtividade, redução de erros e ganho de eficiência.

Além disso, organizações do mundo todo já perceberam o potencial desse investimento, adotando novas tecnologias e soluções de TI para otimizar suas atividades. Assim, manter processos manuais é perder competitividade.

Fica evidente que a gestão de estoque é uma prática fundamental para a otimização do negócio, contribuindo diretamente para sua lucratividade e competitividade no mercado. Por esse motivo, direcionar orçamento para a prática não deve ser vista como um custo adicional, mas como um investimento de alto retorno.

Gostou de conferir as melhores práticas para fazer a gestão de estoque do seu galpão de forma otimizada e eficiente? Então, não deixe de assinar nossa newsletter para receber todas as novidades em sua caixa de entrada!